Zwei Probleme, von denen nur eines sichtbar war
Linden Ingenieure & Partner sitzt in Remagen und deckt Energieberatung, Baubegleitung und gutachterliche Tätigkeit ab. Fachlich anspruchsvolle Arbeit, die Vertrauen voraussetzt. Und Vertrauen entsteht heute zu einem erheblichen Teil vor dem ersten Gespräch, auf der Website.
Genau dort lag das offensichtliche Problem: Das bestehende Online-Image entsprach nicht mehr dem hohen Standard, den das Büro in der Arbeit setzt.
Das zweite Problem war weniger sichtbar und kostete mehr Zeit.
Das eigentliche Problem sitzt zwischen den Firmen
Innerhalb eines Unternehmens ist Zusammenarbeit ein gelöstes Problem. Schwierig wird es dort, wo mehrere Firmen an derselben Sache arbeiten. Das ist am Bau der Normalfall. Planer, Fachplaner und ausführende Gewerke sitzen in unterschiedlichen Unternehmen, mit unterschiedlicher IT und ohne gemeinsames Verzeichnis.
Der übliche Behelf sind E-Mail-Anhänge und private Cloudordner. Das funktioniert, bis die erste Rückfrage kommt, welcher Planstand gilt. Dann stellt sich heraus, dass drei Beteiligte drei verschiedene Versionen haben und niemand mehr weiß, wer welche Datei noch öffnen kann.
Gastzugänge statt Anhänge
Die Lösung war, die externen Gewerke nicht außen vor zu lassen, sondern sie kontrolliert einzubinden. Über die B2B-Funktion von Entra ID werden Partner als Gäste im Verzeichnis geführt und bekommen Zugriff auf genau die Projektbereiche, die sie betreffen – nicht auf mehr.
Der Unterschied in der Praxis: Ein Elektrobetrieb sieht die Unterlagen zu seinem Gewerk, nicht die Kalkulation des Bauherrn. Und wenn das Projekt endet, wird ein Zugang entzogen, statt zu hoffen, dass niemand die alte Mail noch aufhebt.
Davor stand der vollständige Aufbau der Microsoft-365-Umgebung: Tenant, Identitäten, Berechtigungsstruktur. Nicht eine bestehende Umgebung aufgeräumt, sondern von Grund auf eingerichtet.
Archivierung, die nicht auf gutes Zusammenspiel angewiesen ist
Dokumente in einem Dateisystem sind so lange sicher, wie niemand sie löscht. Für Unterlagen mit Aufbewahrungspflicht ist das zu wenig.
Die PDF-Dokumente werden deshalb zusätzlich in Azure Blob Storage im Archivtarif gesichert. Der Archivtarif ist für genau diesen Fall gedacht: Daten, die selten gelesen, aber lange aufbewahrt werden müssen. Die Speicherkosten liegen dort deutlich unter denen des laufenden Betriebs, dafür dauert ein Abruf länger. Bei einer Archivsicherung ist das der richtige Kompromiss.
Copilot eingeführt, nicht nur lizenziert
Der Unterschied zwischen lizenziert und eingeführt ist erheblich. Eine Lizenz lässt sich in fünf Minuten zuweisen, aber ein Werkzeug, dessen Nutzen niemand kennt, wird nach zwei Wochen nicht mehr geöffnet.
Zur Einführung von Microsoft Copilot gehörte deshalb eine Schulung der Mitarbeitenden, mit Beispielen aus der eigenen Arbeit statt aus der Produktdemo.
Und der sichtbare Teil
Parallel entstand der neue Auftritt: ein Rebranding mit neuer Farbpalette und maßgeschneidertem Logo, entwickelt für dieses Büro und nicht aus einer Vorlage abgeleitet. Ziel war eine Website, welche die Expertise und die Werte des Büros optimal widerspiegelt.
Die Navigation wurde entsprechend der Leistungsbereiche aufgebaut, sodass Interessenten mit sehr unterschiedlichen Anliegen schnell dort landen, wo ihre Fragen beantwortet werden. Die Umsetzung ist responsiv. Bei einer Zielgruppe, die häufig auf der Baustelle und nicht am Schreibtisch sitzt, ist das kein Nebenaspekt.