Die meisten Unternehmen, die mich anrufen, haben kein Softwareproblem. Sie haben ein Benennungsproblem: Irgendwo geht Zeit verloren, aber es lässt sich nicht in einen Auftrag fassen.
Solange das so ist, führt jede Produktentscheidung ins Leere. Also fangen wir vorher an.
Keiner davon ist ein Softwarewunsch. Jeder ist ein Hinweis. Kreuzen Sie an, was bei Ihnen zutrifft. Daneben steht, worauf es hindeutet.
Kreuzen Sie an, was zutrifft. Rechts erscheint, worauf es hindeutet.
Jede Mehrfacherfassung kostet Zeit und erzeugt eine zweite Wahrheit. Der Aufwand fällt kaum auf, weil er sich auf viele kleine Handgriffe verteilt. Messbar wird er erst, wenn man ihn über ein Jahr hochrechnet. Die Lösung ist selten eine neue Software, sondern die Festlegung, welches System die Angabe führt und wohin sie von dort weitergegeben wird.
Wenn drei Stellen dieselbe Frage unterschiedlich beantworten, fehlt die Festlegung, welche Quelle gilt. Das ist keine technische Lücke, sondern eine ungetroffene Entscheidung, und sie lässt sich nicht durch ein weiteres Werkzeug ersetzen. Ohne diese Festlegung wird jede Auswertung zur Verhandlungssache.
Solange alles läuft, ist das effizient. Im Urlaub, bei Krankheit oder nach einer Kündigung wird daraus ein Stillstand, den niemand auflösen kann. Der erste Schritt ist nicht Digitalisierung, sondern Aufschreiben, und danach die Frage, welche Teile davon überhaupt eine Person brauchen.
Intern läuft es digital, nach außen wird gedruckt, gescannt und telefoniert. Genau dort entstehen die teuersten Fehler, weil Absprachen verloren gehen und niemand später belegen kann, was vereinbart war. Diese Stellen sind meist die mit dem besten Verhältnis von Aufwand zu Wirkung.
Was Sie angekreuzt haben, ist bereits die halbe Ausgangslage. Schreiben Sie mir in zwei Sätzen, welcher dieser Sätze bei Ihnen am häufigsten fällt. Ich sage Ihnen vorab, ob eine Bestandsaufnahme sich lohnt oder ob es dafür noch zu früh ist.
Das ist der Grund, warum sich Digitalisierung überhaupt rechnet.
Wer die Reibungspunkte einzeln angeht, kauft für jeden ein Werkzeug und hat am Ende sieben Programme, die einander nicht kennen. Wer stattdessen die Ursache trifft, löst mehrere Punkte mit einer Entscheidung – und die kostet oft nichts außer Klarheit.
Die häufigste dieser Entscheidungen lautet: Welches System führt welche Angabe? Sie ist unbeliebt, weil sie niemandem etwas verkauft und niemandem Arbeit abnimmt. Sie ist trotzdem die wirksamste.
Manchmal ist das Ergebnis, dass Sie weniger kaufen als geplant.
Ein abgeschlossener Auftrag mit festem Preis und festem Ende. Kein Einstieg in eine offene Beratungsbeziehung.
Sie findet in Ihrem Betrieb statt, nicht per Videokonferenz. Abläufe lassen sich aus der Ferne beschreiben, aber nicht beobachten, und der Unterschied zwischen beidem ist der eigentliche Ertrag. Der übliche Einzugsbereich sind Andernach, Koblenz, Neuwied, Mayen und der Landkreis Mayen-Koblenz.
1.900 € fest bis 25 Arbeitsplätze und einen Standort 2.900 € darüber oder bei mehreren Standorten Endpreis. Die Leistung ist nach § 19 UStG umsatzsteuerfrei; Umsatzsteuer wird nicht ausgewiesen.
Ich spreche mit den Mitarbeitenden, die die Abläufe ausführen – nicht nur mit der Geschäftsführung. Was im Organigramm steht und was tatsächlich passiert, sind zwei verschiedene Dinge, und der Unterschied ist meist genau die Stelle, an der Zeit verloren geht.
Ein Auftrag, eine Rechnung, ein Stundenzettel: Wo entsteht die Angabe, wo wird sie erneut eingetippt, wo endet sie? Diese Nachzeichnung ist der eigentliche Kern. Sie zeigt Doppelerfassungen, Medienbrüche und die Stellen, an denen niemand mehr weiß, welche Quelle gilt.
Nicht jede erkannte Reibung lohnt eine Änderung. Für jede Maßnahme schätze ich Aufwand und Wirkung ein und benenne die, bei denen der Aufwand den Nutzen übersteigt. Diese Liste ist üblicherweise länger, als Auftraggeber erwarten.
Am Ende steht kein Wunschkatalog, sondern eine Abfolge: was zuerst, was später, was gar nicht. Mit Begründung, damit die Entscheidung auch dann noch nachvollziehbar ist, wenn jemand in sechs Monaten fragt, warum etwas so beschlossen wurde.
Ein Beispiel, wie aus einer solchen Aufnahme Umsetzung wurde: die Fallstudie zu Linden Ingenieure und Partner, vom Befund über die Ablage bis zur Zusammenarbeit mit externen Gewerken.
Das Ergebnis gehört Ihnen, vollständig und ohne Bedingung.
Sie erhalten die Befunde, die bewerteten Maßnahmen und die begründete Reihenfolge als Dokument. Damit können Sie ausschreiben, mit Ihrem bestehenden Dienstleister weiterarbeiten oder das Vorhaben vertagen, ohne dass etwas verfällt und ohne Folgeverpflichtung.
Das ist keine Großzügigkeit. Eine Diagnose, die nur zusammen mit der Behandlung desselben Anbieters etwas wert ist, ist keine Diagnose. Deshalb ist die Bestandsaufnahme so bepreist, dass sie sich für sich trägt und nicht als Anzahlung auf ein größeres Projekt gedacht ist.
Es gibt kostenlose und öffentlich geförderte Angebote. Für einen Teil der Betriebe reichen sie aus, und dann ist mein Angebot das falsche.
Unter etwa zehn Mitarbeitenden und ohne eigene Fachanwendung sind die Abläufe meist noch im Kopf einer Person vollständig abbildbar. Die Beratungsangebote der Handwerkskammer Koblenz und der IHK Koblenz sind dafür gemacht und kosten nichts. Wer dort gut betreut wird, braucht keinen externen Berater.
Zwischen zehn und etwa zweihundert Mitarbeitenden, mit gewachsener Systemlandschaft und ohne eigene IT-Abteilung: Das ist der Bereich, in dem ich arbeite. Hier sind die Abläufe komplex genug, dass sie sich nicht mehr überblicken lassen, und gleichzeitig überschaubar genug, dass Entscheidungen ohne monatelange Gremienläufe fallen.
Mit eigener IT-Abteilung haben Sie die fachliche Kompetenz im Haus. Was dort manchmal fehlt, ist der Blick von außen auf die Prozesse, aber das ist eine punktuelle Frage und kein Beratungsauftrag über Wochen.
Für Fördermittel gilt: Es gibt Programme, die Beratungsleistungen bezuschussen. Die Bedingungen ändern sich regelmäßig und hängen an der Akkreditierung des Beraters. Fragen Sie mich danach im Gespräch, statt sich auf eine Angabe auf einer Website zu verlassen.
Diese fünf Sätze kommen in fast jedem Erstgespräch. Sie stehen hier offen, weil sie berechtigt sind und weil ich lieber vorher antworte als hinterher.
Das ist der häufigste Satz und selten das eigentliche Hindernis. Die Bestandsaufnahme braucht von Ihrer Seite überschaubaren Einsatz: Gespräche mit drei bis fünf Personen, jeweils etwa eine Stunde, plus Einblick in die Abläufe. Der größere Teil der Arbeit liegt bei mir. Der Aufwand, den Sie stattdessen jeden Monat in Mehrfacherfassung stecken, ist meist höher. Er verteilt sich nur unauffällig über viele Handgriffe.
Ein berechtigter Einwand, weil es häufig so ausgeht. Deshalb ist das Ergebnis kurz gehalten und nach Reihenfolge sortiert statt nach Vollständigkeit: welche Maßnahme zuerst, was sie kostet, was sie bringt. Sie können damit unabhängig von mir weiterarbeiten, auch mit einem anderen Dienstleister, und genau das ist der Zweck.
Dann scheitert das Vorhaben, unabhängig davon, wie gut die Technik ist. Deshalb beginnt die Aufnahme bei den Menschen, die täglich mit den Abläufen arbeiten. Wer an der Lösung beteiligt war, trägt sie mit; wer sie vorgesetzt bekommt, arbeitet daran vorbei. Nebeneffekt: Diese Gespräche bringen regelmäßig Erkenntnisse zutage, die in der Geschäftsführung niemand auf dem Schirm hatte.
In den seltensten Fällen. Der häufigere Befund ist, dass vorhandene Systeme nur zu einem Bruchteil genutzt werden oder nicht miteinander sprechen. Ein Austausch ist teuer und riskant und deshalb die letzte Option, nicht die erste. Zuerst wird geprüft, was mit dem Vorhandenen erreichbar ist.
Bei Software- und Integrationsthemen ja, das ist mein fachlicher Kern. Bei Aufgaben, die laufenden Betrieb oder Hardware betreffen, arbeite ich mit Ihrem bestehenden Dienstleister zusammen. Sie haben in jedem Fall eine Person, die den Überblick behält, statt mehrerer Anbieter, die aufeinander verweisen.
Führt die Bestandsaufnahme auf Ablage, Berechtigungen, Zusammenarbeit mit externen Partnern oder Archivierung, geht es dort weiter: Microsoft 365 und Azure konzipieren und einrichten. Betrifft der Befund Ihren Außenauftritt, führt der Weg zu Webdesign und Entwicklung.
Wie beides in einem Auftrag zusammenkam, steht in der Fallstudie zu Linden Ingenieure & Partner.
Kein Lastenheft, keine Vorbereitung. Ein Satz darüber, was gerade Aufwand macht, reicht als Einstieg – und ich sage vorab, wenn ich keinen Nutzen sehe.
